Управление электронной почтой в Outlook 2019 до отпуска

Пришла долгожданная пора, - время летнего отпуска. Но мы ведь все сделали для подготовки к приятному отдыху, не так ли? Не стоит применять обилие фантазии, чтобы предугадать: по возвращении с моря вы можете сесть за свой рабочий ПК, открыть Outlook, и обнаружить в нем 2000 непрочитанных сообщений, ожидающих вашего ответа. Этого достаточно для того, чтобы в следующем году отпуск больше не брать, и это может войти в привычку.

Тем не менее, Outlook является достаточно мощным программным комплексом, позволяющим вам быстро организовать и настроить папку “Входящие”, и это можно сделать гораздо быстрее, чем вы можете себе вообразить.

Давайте последуем примеру Ирины, поскольку она готовится уйти в предстоящий отпуск на десять дней.

Ирина отвечает за координацию и связь между пяти отдельными проектами, ее координаты входят в двадцать различных списков рассылки. В результате, она получает некоторое количество персональных сообщений электронной корреспонденции каждый день.

Несмотря на то, что Ирина все еще находится в офисе, Виталий будет главным связующим звеном между тремя основными проектами Ирины, а Юлия будет отвечать за обработку двух других.

Когда Ирина уходила в отпуск в прошлый раз, она настроила свои автоматические ответы таким образом, чтобы все могли узнать, что она вернется через десять дней, но никаких других настроек в Outlook она не осуществляла. Когда она вернулась, объем входящей корреспонденции в соответствующей папке увеличился с 50 до 500 писем.

На этот раз, прежде, чем уйти, Ирина тратит несколько минут в день на то, чтобы применить несколько ключевых фишек Outlook, которые помогут ей вернуться к повседневной деятельности без излишнего стресса.

Шаг 1: Автоматические ответы

Ирина знает, что настройка автоматических ответов поможет избежать массы вопросов и замешательства в отношении ее коллег. Поскольку она обладает подпиской на сервис Microsoft 365, она выбирает “Файл” -> “Автоответы” в меню, и печатает текст следующего содержания:

Привет, 

Спасибо за сообщение. С 1 по 10 мая 2019 г. я буду отсутствовать в офисе, без доступа к электронной почте.

Чтобы получить какую-либо информацию по проектам Labeled Toys, Jasmine Tea Cup и Donut Yummee, пожалуйста, свяжитесь с Виталием Демаговым.

Для получения поддержки касательно проекта Windmill, свяжитесь с Юлией Бограчевой.

• Ирина

Шаг 2: Правила

Правила являются великолепным решением для управления вашей корреспонденцией, вне зависимости от того, находитесь ли вы в офисе либо за его пределами. Функция “Автоматические ответы” содержит ряд встроенных правил, которые будут активированы лишь в том случае, когда вы находитесь вне зоны офиса.

Из диалоговой формы, расположенной в нижней части окна “Автоответы”, Ирина выбирает функцию “Добавить правило”.

Затем она добавляет адрес advertisements@labeledtoys.com в поле “От:”. С этого адреса она получает ежедневные сообщения с низким приоритетом, которые ей не понадобятся по возвращению из отпуска.

В разделе “Выполнить следующие действия” Ирина выставляет галочку рядом с опцией “Удалить”, относящейся к письмам, полученным с этого адреса. Она может создать несколько правил которые позволят переместить, удалить или даже переслать сообщения другим своим сотрудникам на основании ключевых слов в теме письма или тела сообщения, а также в зависимости от отправителя или получателя письма.

Когда создание правил будет завершено, Ирина может сохранить свой автоматический ответ и отправиться в путешествие, зная о том, что солидная часть ее почты будет автоматически перенаправлена соответствующему адресату, а другая крупная порция корреспонденции будет полностью удалена.